Ege Prolift Asansör Açılış Organizasyonu
İzmir Organizasyonla iletişime geçen Ege Prolift in yöneticileri; Gaziemir Sarnıç’ta açacakları yeni asansör fabrikası için bizden organizasyonu yürütmemizi istediler. Seve seve aldığımız işin ilk önceliği açılış organizasyonuna dair bilgiler. Çünkü bu bilgiler dahilinde organizasyon şekilleniyor. İki arkadaşımız arabaya atlayıp fabrikaya gittiler. Yöneticilerle açılış planlandıktan sonra, mekan keşfe çıkıldı. Açılışın yapılacağı mekanın büyüklüğü, kaç kişinin katılacağı, bizden istenen hizmetler, kokteylin nasıl yapılacağı, hangi yiyecek ve içeceklerin tercih edildiği, kiralama hizmeti vereceğimiz ekipmanlar… vb. ayrıntılarda konuşulduktan sonra notlar alındı. İş sözleşmesi hazırlanarak karşılıklı imzalandı. ve iş resmen başladı. İkinci aşamada ise; ofise gelen arkadaşlarımız bütün ekibi topladı ve toplantı masasına geçilerek açılışa dair konuşmalar yapıldı. Açılışın nasıl olacağı, kokteyl menüsü, bayrak balon süsleme, ekipman kirama, servis elemanları, müzikler… vb konular tek tek konuşuldu ve görüşler alınarak planlandı. Sonrasında ekip arasında görev dağılımı yapıldı. Üçüncü aşamada alışverişe çıkılarak kokteyl malzemeleri taze olsun diye son gün alındı. Bayrak siparişlerinin görselleri hazırlanıp baskıya verildi. Bizden istenen belli başlı ekipman kiralama istendi. Bunlar; profesyonel ses sistemi, 4 kabin, hoporlör, telsiz mikrofon, ısıtıcılar, konuşma kürsüsü, kırmızı halı, kırmızı kurdele, tepsi, makaslar, bistro masa, servis masası ve örtüleri, catering malzemeleri. Alışveriş yapılıp, bayraklar baskıdan geldikten sonra, bütün ekipmanlar ve catering malzemeleri araçlara yüklendi.
Açılışın yapılacağı gün konuşulan saatten erken gitmek, telaşsız ve stressiz çalışmak için sarnıçta görevli tüm ekip sabah 07:00 de ofiste buluştu. Görevli ekip diyorum çünkü aynı gün üç ayrı yerde organizasyonumuz vardı. Ve ekipler üçe bölünerek görev yerlerine gitmek için dağıldılar. Sarnıç ekibi malzemelerin olduğu bir yük aracı ve bir tane binek aracı olmak üzere iki otomobille arka arkaya yola çıktı.
Fabrikaya gelindiğinde ilk önce tüm malzemeler arabadan indirildi. Catering malzemeleri mutfağa, bistrolar konulacağı yere diyerek diğer tüm malzemeler yerlerine taşındı. Malzemeler ambalajlarından çıkarılarak tek tek yerleştirildi. Teknik elemanlar balon bayrak süsleme için yerlerine geçip hazırlamaya başladılar. Servis elemanları ve organizasyon sorumluları mutfağa geçti kokteyl malzemelerini hazırlamak için. Yiyecekler ambalaj ve kutularından çıkarılarak sunumun yapılacağı tabaklara yerleştirildi. Barmen arkadaşımız mekan içinde servis masasının kurulumunu yaparak bütün bardakları açtıktan sonra tek tek içecekleri dizdi. Ve meyve suyundan yapılan güzel bir kokteyl ve ev yapımı limonatayı hazırlamaya başladı. İçecek için sıcak ve soğuk alkolsüz içecekler tercih edilmişti, konuşulduğu gibi hazırlandı. Şişirilip zincir haline gelen balonlarla bayraklar fabrikanın ön cephesine çapraz gelecek şekilde bağlandı ve çok gösterişli bir görüntü yakaladık. Kırlangıç bayraklar da kokteylin yapılacağı iç mekanda çeşitli yerlere asıldı. Firmamızın istemiş olduğu renkler kırmızı, beyaz, siyahtı. Balonlar, bayraklar ve hatta bistro masa örtüleri bile renkler baz alınarak hazırlandı. Bistrolar açıldı, örtüleri geçirildi ve kırmızı halı açıldı. Ses müzik sitemi ayarlandı seçilen müzikler çalma listesine eklendi. Tüm hazırlıklar bittiğinde kokteylin başlamasına hala zaman vardı. servis elemanları kıyafetlerini değişti. Organizasyonlarda belirlemiş olduğumuz standart kıyafetlerini giydiler. Erkekler siyah kumaş pantolon, beyaz gömlek kırmızı papyon, askılık ve önlük giydiler. Kızlar da siyah kumaş pantolon beyaz gömlek kırmızı papyon askılık ve önlük giydiler.
Ve tüm hazırlıklar bittikten sonra konuklar beklendi… Konuklar yavaş yavaş gelmeye başladı. Ve artık organizasyon tamamen başlamış oldu. Fabrikanın tüm yöneticileriyle beraber davetlilerde tamamlandıktan sonra kurdele kesme merasimi için dışarı çıkıldı. İki hostes kurdeleleri tuttu. Yöneticiler önde tüm konuklar arkada olarak yerler alındıktan sonra kurdeleler kesildi. Buarada organizasyonun her aşamasını fotoğraflayan arkadaşımız açılıştan da kare aldıktan sonra. Herkes alkışlayarak içeri girdi. İçeri girer girmez sunucumuz mikrofonu alarak kürsüye geçip açılış konuşması yaptı. Firma yöneticisini takdim ettikten sonra firma yetkilileri günün önemini arz eden konuşmaları yaptıktı. konuşmadan sonra bisro başında konuşmalar tadımlar başladı. Konuklar dışarıdayken servis elemanları bütün yiyecekleri bistrolara yerleştirmişti bile hızlıca. Davetliler ikramlıkları tadarken servis elemanları çeşitli içecekleri tepsilerle gezdirip isteyenlere sundu. Tepsiler boşaldıkça yeni içecekler eklendi. İsteyenler çay potlardan çayını yada kahvesini self servis alırken, diğer yandan da hatıra fotoğrafları çekilmeye başlandı. Müzik eşliğinde herkes keyifli bir şekilde sohbet ederken tadımlarda bulunup eğlenceli zaman geçiriyorlardı. Servis elemanlarımızda sürekli boşalan atıştırmalıkları tazeleyip, kirlenmiş bulaşıkları topluyorlardı. Yaklaşık iki saat süren kokteylin sonunda tüm firma çalışanları ve davetliler toplu fotoğraf çekildiler. Artık kokteyl bitmişti konuklarda yavaş yavaş ayrıldılar.
Fabrikanın yöneticileri gelip bizlere teker teker teşekkür ettikten sonra iş resmen bitti. Ama tabiki bizim işim henüz bitmemişti. Bütün herşey toparlanıp tek tek ambalajlarına konulduktan sonra araçlara yüklendi ve en son çalıştığımız yerin temizliği de yapıldıktan sonra araçlara binilip ofise doğru yola çıkıldı.
İzmir Organizasyonun bir işi daha başarılı bitirmenin gururuyla iş yerine geldik. Küçük bir açılış organizasyonu toplantısından sonra eşyalar araçlardan indirilip, temizlendikten sonra raflarına kaldırıldı. İzmir Organizasyonun alanında profesyonel ekibi ve ekipmanlarıyla sizde tüm açılışlarınızı gönül rahatlığıyla yapabilirsiniz. Sorunsuz, zamanında ve tıpkı konuşulduğu gibi açılışlara imza atıyoruz.
Bir başka açılışta görüşmek üzere…